Ter uma boa gestão de estoque é uma prática que garante a manutenção e o crescimento de qualquer empresa.
Estoque parado é um assunto sério, o qual deve ser evitado a todo custo, e é fonte de estresse para muitos gerentes e empresários.
Por mais que o foco seja o crescimento através dos lucros, não é recomendável desprezar o que vem antes disso.
Mesmo que as vendas, a exposição de produtos e a demonstração de serviços seja de suma importância, é vital observar o estado do estoque.
Afinal de contas, um estoque parado é sinônimo de má gerência dos recursos.
Ainda que o lucro seja o maior objetivo de um empreendedor, o ganho que vem das vendas de produtos ou serviços pode ser prejudicado devido a despesas e custos que poderiam ser cortados. Para isso, basta fazer o controle de estoque adequado dos recursos e produtos.
É preciso ter conhecimento sobre como conseguir fornecedores, com os quais a empresa pode realizar parcerias duradouras. Assim, fica mais fácil controlar as entradas, saídas e entregas.
Confira a seguir as regras, em detalhes, de como otimizar o processo para não ter o seu estoque parado!
Como otimizar a Gestão de Estoque?
Não deixar o estoque parado é uma questão de manter o seu controle em uma base frequente. Esse controle pode ser dividido em três grandes fatores, quais sejam:
- Controle de entrada de materiais;
- Saída de mercadorias;
- Controle de catálogo de itens.
Em primeiro lugar, é preciso lembrar que o controle do estoque deve ser realizado periodicamente. Logo, você deve escolher um formato prático, facilitado e viável de realizar essa tarefa.
O controle pode ser feito manualmente, por fichas impressas, por meio de softwares simples, com o uso das planilhas e, por fim, ao utilizar softwares mais avançados, que possuem sistemas integrados de controle de estoque.
Assim, não haverá estoque parado, mas vale ter em mente que quanto maior for a empresa, maior será o fluxo de recursos e produtos ou serviços a serem vendidos.
É por isso que os sistemas digitais são as saídas mais recomendadas para quem possui um estoque grande, com muitas entradas e saídas, quantidade de itens, datas diferentes de aquisição, etc.
Uma vez decidido qual é o formato, é o momento de se debruçar sobre o conteúdo do controle de estoque, propriamente dito.
O controle da quantidade de produtos, bem como sua validade, compõe um lado bem simples do controle de estoque.
Informações de entrada e saída também devem ser elencadas sempre, pois também fazem parte dessa gestão logística básica.
Conforme a empresa evita um estoque parado através do controle simples, é o momento de catalogar as informações mais complexas, de forma que a otimização seja maior.
Primeiro, é necessário criar uma classificação para os materiais, sempre com atualizações.
Depois, é necessário controlar o custo unitário de cada mercadoria por transação. Em terceiro lugar, o gestor deve realizar, em intervalos frequentes, o inventário do estoque.
Por fim, não pode ser deixado o giro do estoque e o seu controle financeiro.
Outro ponto interessante, que afeta também o controle financeiro, é saber gerenciar o fornecimento, seja de matéria-prima ou de produtos.
Controlar todas as entradas e saídas do estoque
Esse tipo de controle envolve não apenas ter sempre produtos a fim de atender os pedidos dos clientes, mas também nunca deixar o estoque parado. Para isso, é preciso gerenciar as entradas e saídas.
É preciso marcar a entrada que o produto chegou ao estoque, mas é ainda mais importante marcar o dia da saída, isto é, dar baixa naquela unidade.
Para que não haja margem para erros, aposte em um software de gestão e faça revisão constante do controle de entradas e saídas.
O controle de entradas e saídas permite ao gestor prever quando o estoque deve estar mais ou menos cheio.
A partir dessas informações é possível compreender o comportamento e demanda do cliente, fazer adaptações.
Realizar uma avaliação de fornecedores, antes de firmar parcerias, é de extrema importância para o controle do seu estoque.
É necessário que pontos essenciais sejam revistos e pautados, a fim de que possíveis problemas sejam evitados.
Defina regras de movimentações e procedimentos para os fornecedores
A gestão de fornecedores deve ser cuidadosamente calculada e conferida, pois determina a qualidade dos produtos entregues, bem como o tempo da entrega, que deve ser, por regra, o mais preciso possível.
Afinal de contas, uma empresa depende de bons fornecedores. De outra maneira, seu estoque ficará mal abastecido e sem controle.
Em primeiro lugar é necessário pesquisar por fornecedores competentes. Realize uma busca avançada de empresas e defina critérios nessa busca; busque por referências.
Além disso, é preciso inquirir acerca da situação jurídica da empresa do fornecedor.
Ao juntar essas informações e chegar a uma lista de bons fornecedores, é o momento de definir as regras para movimentações e procedimentos pertinentes às necessidades de sua empresa.
- Deixe os objetivos de sua empresa claros;
- Organize todos os seus funcionários por setor, integradamente;
- Estabeleça relacionamento com os fornecedores;
- Estabelecer os valores antes de fecharem o contrato;
- Formalize a parceira por contrato em todas as circunstâncias;
- Automatize o controle dos fornecedores com softwares.
Cada um dos pontos levantados resume as regras gerais para lidar com fornecedores, de forma que eles se tornam aliados dos processos internos da empresa.
Assim, é possível que a empresa trabalhe sempre de maneira otimizada, o que evitará um estoque parado.
Faça compras Planejadas
Outra tática excelente para impedir um estoque parado é o planejamento de compras, de matérias-primas ou de produtos.
Cada produto possui suas características próprias, logo possuem demandas diversas, tempos de consumo diferenciados.
Alguns produtos são mais consumidos nos verões, outros nos feriados, alguns em dias da semana e assim por diante.
É necessário catalogar cada produto por tipo, época de demanda e validade.
Dessa forma, é possível planejar as compras, inclusive para conseguir melhores preços e, lógico, não deixar o estoque parado por falta de demanda dos clientes.
Registre documentalmente todos os controles efetuados.
Sem um registro organizado e periódico nenhum estoque é controlado por muito tempo. O papel ou o arquivo digital, ou a própria nuvem devem ser usados como ambiente, como um local, para armazenar todas as informações do estoque.
Não é exagero dizer que absolutamente todas as transações que envolvem o controle do estoque devem passar pelo registro.
Não apenas por ser um documento e uma prova das atividades, mas também para melhorar o controle em ocasiões futuras.
O controle do estoque é um dos KPI’s de uma empresa, isto é, os dados de maior importância que, ao serem analisados, determinam a medida de seu crescimento.
E a partir da análise do controle do estoque é possível melhorar todas as outras ações já mencionadas.
Conclusão
Não ter um estoque parado é uma questão de planejamento e execução perfeita de processos internos, não de mera sorte.
Por isso, é importante observar com atenção para possíveis perdas de qualidade nessa área, além de manter uma equipe forte, treinada para lidar com toda a organização requerida desse setor.
Conforme o controle do estoque torna-se mais sólido, será possível incluir novas formas de fazer com que esse processo fique mais sofisticado.
Assim, a otimização será uma certeza e o problema do estoque parado será coisa do passado.
Bons negócios,
