Ferramentas de CRM: saiba o que é, como escolher e conheça as 5 melhores do mercado

Ferramenta CRM – Um dos bens mais valiosos de qualquer empresa é a sua cartela de clientes, e sai na frente as empresas que constroem um bom relacionamento com eles. 

Criar uma régua de relacionamento e mantê-la de forma manual, sem perder o padrão de qualidade, é praticamente impossível. As ferramentas de CRM vieram para facilitar esse processo.

Em meio a tantas opções disponíveis no mercado, como escolher o sistema de CRM ideal? Foi pensando nisso que criamos esse post com tudo o que você precisa saber antes de tomar essa decisão tão importante e, é claro, com as 7 melhores ferramentas do mercado.

O que é uma ferramenta de CRM?

Antes de adentrar no universo de ferramentas de CRM, é importante entender o que de fato é um sistema de CRM. 

O CRM (sigla para Customer Relationship Management ou Gestão de Relacionamento com o Cliente) é uma visão de negócios que envolve processos e estratégias que tem como foco a satisfação do cliente.  

Sendo assim, as ferramentas de CRM são softwares que facilitam essa gestão de relacionamento com os clientes.

O que levar em consideração na hora de escolher um sistema de CRM?

Não existe segredo ou fórmula mágica para fazer a escolha certa quando se trata de um sistema de CRM, mas existem alguns critérios que devem ser levados em consideração na hora da escolha da ferramenta ideal para sua empresa. 

Entenda as suas necessidades

No processo de contratação para uma vaga de emprego é preciso entender quais são os requisitos da posição para encontrar a pessoa que realizará melhor o trabalho, certo? Na hora de contratar uma ferramenta de CRM o processo deve ser o mesmo!

Você deve analisar a sua empresa e entender quais são as necessidades que esse sistema deve atender. Algumas perguntas que podem te ajudar ter um norte são:

• Quantos colaboradores eu tenho?
• Qual o porte do meu negócio?
• Qual o funcionamento do meu ciclo de vendas atualmente?
• Quais pontos preciso melhorar nas minhas vendas?
• Quais vantagens espero que esse software traga para minha empresa?

É possível dividir as plataformas de CRM em tipos de acordo com as suas funcionalidades. É importante escolher um tipo sistema que atenda as demandas da sua empresa. 

A classificação pode ser feita de 3 formas: 

1 – Em relação a utilidade

• Marketing: Auxilia as equipes a entenderem a situação de um cliente em potencial e monitorar suas interações com a empresa. Além disso, o sistema ajudará a empresa a planejar a melhor estratégia de marketing de acordo com o perfil do público-alvo, indicando que tipos de conteúdos essas pessoas precisam consumir.
• Vendas: O seu principal objetivo é melhorar as interações do cliente com a empresa no processo de vendas através de funcionalidades como agendamento de follow up, visitas comerciais e armazenamento dos dados do cliente.
• Suporte: Irá contribuir com os dados do cliente para que o atendente da equipe de suporte não precise depender de sua memória para lembrar as principais informações do cliente e melhorar o atendimento. Esse sistema aumenta as chances do problema ser resolvido por possibilitar que o atendente encontre as causas do problema facilmente. 

2 – Em relação à aplicação

• Analítico: Vinculado mais ao setor do marketing ou vendas, esse tipo de CRM auxilia na análise e entendimento do perfil de cada contato capturado a partir dos bancos de dados. Além disso, é possível realizar a segmentação dos contatos por meio do lead scoring. 
• Operacional:  Oferece apoio ao processo comercial reunindo todas as informações de uma oportunidade de negócio (funil de vendas, acompanhamento de leads, histórico de contato etc.) e ajuda a criar, organizar e acompanhar as atividades da rotina. 
• Colaborativo: Melhora a troca de informações dos departamentos de marketing e vendas integrando as equipes e reunindo as informações obtidas em um só lugar. Nesse sistema, quando um contato é capturado, ele cai diretamente no sistema para que a equipe de vendas realize a abordagem.
• Estratégico: Esse tipo de CRM reúne as funções do analítico, do operacional e do colaborativo, permitindo criar estratégias e inovações nos processos da empresa. Desta forma, o processo de compra se torna mais rápido e aumenta a satisfação do cliente por reunir todas as informações, agendamentos, históricos e indicadores em um só lugar.

3 – Em relação a distribuição

• SaaS (Software as a Service/Software como serviço): Esses sistemas ficam hospedados na nuvem e podem ser acessados em qualquer lugar com acesso a internet. A instalação é mais simples e intuitiva e as atualizações podem ser feitas pelo desenvolvedor de forma remota. 
• On-premise (No local): Esse tipo de sistema só pode ser acessado na rede em que foi instalado e as suas informações ficam armazenadas no servidor do usuário. Além disso, a instalação precisa ser feita no computador de todos os usuários e as manutenções só podem ser feitas manualmente por uma equipe de TI especializada.

Além dos tipos mencionados, vale citar que existem alguns modelos inovadores de CRM como aqueles que tem Inteligência Artificial (AI). Esse modelo aplica a AI nas informações presentes no sistema para prever resultados, recomendar novas ações e automatizar tarefas. 

Também existem modelos que integram a Automação de marketing + automação de vendas + CRM. Essas ferramentas possibilitam que o cliente em potencial seja acompanhado desde o momento de interesse até a conclusão da venda. Além disso, inúmeras tarefas de marketing e de vendas podem ser automatizadas, economizando tempo. 

Pense na integração

Independente do porte da empresa, a integração entre os diferentes departamentos é essencial na hora de escolher uma plataforma de CRM. 

Se o seu negócio possui uma equipe de marketing e de vendas, é legal escolher um sistema que façam essas áreas conversarem entre si. Isso irá proporcionar para a sua empresa uma otimização de tempo e de processos. 

Além disso, é preciso que o sistema integre as ferramentas utilizadas pelas equipes.

Avalie as funcionalidades 

Não adianta contratar o software mais completo do mercado para utilizar apenas 10% das suas funcionalidades. No momento de entender as necessidades da sua empresa, é legal traçar quais funcionalidades serão realmente usadas no dia a dia da sua empresa.

Contudo, independentemente do tipo de aplicação que será escolhida, existem algumas ferramentas indispensáveis em qualquer plataforma de CRM:

• Gestão de leads e clientes;
• Lead Tracker;
• Chat integrado;
• Disparador de e-mail;
• Ranking de Vendas;
• Registro de tarefas por voz;
• Extração de relatórios gerenciais;
• Rastreamento de atividades em tempo real.

Tendo esses critérios em mente, é hora de escolher o sistema ideal para o seu negócio. Como já dissemos antes, não existe fórmula mágica para escolher a plataforma ideal para a sua empresa. O ideal é realizar um período de estudo e teste para entender qual CRM se encaixa melhor nas suas necessidades, levando em consideração os critérios mencionados anteriormente.

Mas, se nos permite fazer algumas indicações, separamos as 5 melhores ferramentas do mercado!

As 5 melhores ferramentas de CRM do mercado

1. Fleeg

O software brasileiro Fleeg, conta com todos os recursos mencionados neste post e por isso conquista o pódio como a melhor plataforma do mercado. Além disso, o seu design simples e intuitivo, a possibilidade de uso em desktop e dispositivos móveis, facilita a rotina de seus usuários.

Com ele é possível gerenciar o funil de vendas, o kanban de vendas, o dashboard com indicadores de desempenho em tempo real, o envio de e-mails dentro da plataforma e organização de dos dados dos clientes. Também dá para criar uma linha do tempo de cada contato, incluindo registros das interações e informações trocadas, adicionar anexos (como propostas comerciais, por exemplo) e programar tarefas para não esquecer de fazer follow-ups numa data específica.

E não para por aí! Quando se trata de gestão de vendas, o Fleeg possibilita o cálculo do funil de vendas atual e projetado. Isso ajuda o gestor a visualizar quanto falta para a equipe atingir suas metas e antecipar ações de recuperação caso o desempenho esteja abaixo do esperado, além de permitir extração de relatórios em formato Excel.

Mas o grande diferencial do Fleeg é o fato dele contar com a gestão de leads do marketing inclusa na própria plataforma.

1. RD Station CRM

Totalmente online e personalizável, o RD Station CRM possui um sistema de fácil implementação e uso no dia a dia. É ideal para equipes que precisam de previsibilidade e organização.

A ferramenta conta com uma versão de aplicativo mobile e oferece gestão completa do processo comercial, criação e acompanhamento de funil de vendas, etapas e tarefas de vendedores, além de relatórios completos e em tempo real.

1. Ploomes

Ideal para processos comerciais mais longos, técnicos ou robustos, o Ploomes foi criado para atender empresas com vendas mais complexas, como indústrias, distribuidoras e serviços corporativos.

A ferramenta permite a criação de campos personalizados, definição de regras e fluxos de aprovação, precificação de produtos e outros recursos para automação comercial. Além disso, com o objetivo de centralizar a operação de vendas e dar mais visão ao gestor, o sistema também pode ser nativamente integrado a outras ferramentas da empresa.

A Ploomes também oferece treinamentos e acompanhamento com equipe especializada para agilizar a implementação.

1. Pipedrive

Simplicidade para oferecer ferramentas de organização de contatos e mensuração de resultados em vendas é o diferencial do Pipedrive. 

Apesar de muito similar a outras opções do mercado, oferecendo recurso de kanban de vendas, lembretes de follow-ups etc., o seu diferencial é que é possível uma versão exclusiva da plataforma para os gestores. Na versão, é possível ver o dashboard de indicadores, o funil de vendas, o alcance das metas individuais e de equipe e insights importantes para contribuir na visão do desempenho da equipe.

1. Salesforce Sales Cloud

Uma das opções de CRM mais famosas, o Sales Cloud conta com uma grande variedade de funcionalidades e tem foco em empresas que demandam uma plataforma mais robusta. 

É possível gerenciar contatos e oportunidades, visualizar dashboards e funis de vendas, realizar forecast de vendas e obter insights com a ajuda de Inteligência Artificial. Além disso, pode-se obter informações das redes sociais dos clientes, permitindo que os vendedores entendam melhor o perfil de cada oportunidade.

Como podemos ver, a maior parte dos sistemas de CRM compartilha características em comum, mas existem opções que possuem algum diferencial como a possibilidade de organizar o funil de vendas em Kanban e até mesmo de integrar o processo de vendas ao marketing, facilitando a comunicação entre os times.